Amazon es una de las opciones más populares para iniciar un nuevo negocio. Tanto es así, que cada año abren sus puertas más de 100.000 nuevos negocios en Amazon. Por supuesto, no todos esos negocios sobreviven - una de las principales razones es la mala contabilidad de Amazon.

La gestión adecuada de los ingresos, los gastos, el flujo de caja y otras estadísticas financieras vitales a largo plazo hará que un negocio se convierta en un éxito o en un fracaso.

La buena noticia es que no es necesario ser un experto en contabilidad para tener un negocio. Dicho esto, al menos deberías conocer los aspectos básicos y entender cómo hacer un seguimiento de tu dinero. Empezaremos por ver los aspectos y términos más importantes de la contabilidad para Amazon.

1. ¿Qué es la contabilidad de Amazon?

La contabilidad de Amazon puede parecer una tarea abrumadora, especialmente si tiene muchos pedidos. Sin embargo, si lo haces con regularidad, se vuelve mucho más manejable.

A continuación te presentamos algunos de los términos e información básicos de contabilidad que debes conocer como vendedor de Amazon:

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son un resumen del dinero que le deben los clientes. Por cada producto que vendas, a menos que el pago se haga por adelantado, tendrás "cuentas por cobrar" para controlar y garantizar que el dinero llegue a tiempo.

Estar al tanto de sus cuentas por cobrar significa tener un flujo de caja saludable. Un flujo de caja saludable le permite planificar el futuro, incluyendo la compra de inventario y otros gastos.

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son el dinero que debe a los proveedores.

Aunque ver todo el dinero que debe puede ser descorazonador a veces, tener una idea clara de lo que se debe -y cuándo se debe- ayuda a realizar los pagos a tiempo y con precisión. También le ayuda a evitar pagar dos veces a alguien.

Incluso hay casos en los que el pago anticipado de las facturas le permite obtener un descuento. Así que puede ver los beneficios de estar al tanto de las cuentas por pagar.

Inventario

El inventario se explica por sí mismo. Es el alma de tu negocio. ¿Cuántos productos tiene actualmente en stock? ¿Con qué rapidez se han vendido? ¿Cuándo debería volver a pedir más inventario a los proveedores para satisfacer la demanda actual?

Debe contabilizar cuidadosamente todos sus productos y hacer un seguimiento de los mismos.

Hacer un seguimiento de las tendencias de las ventas de temporada es una buena manera de predecir la cantidad de existencias que necesita en los próximos meses, sobre todo cuando se acerca la temporada de fiestas.

Compras

Debes asegurarte de contabilizar todas las compras relacionadas con el negocio en las que pagas todo por adelantado. Esto incluye cosas como material de oficina, suscripciones profesionales, equipos, así como viajes, entretenimiento y comidas.

Las compras son una parte integral del cálculo de los costes de las mercancías vendidas, y hay que restar las compras de las ventas para determinar el beneficio global.

Préstamos a pagar

¿Utilizó un préstamo para poner en marcha su empresa? ¿Pidió dinero prestado o contrató productos, equipos y otros elementos esenciales para el negocio? Indica cuánto pediste prestado, a quién se lo pediste, lo que debes actualmente y cuándo vencen esos pagos.

Ventas

A todo propietario de un negocio le gusta ver cómo entran las ventas, y deberías llevar un buen registro de ventas. Esto no sólo le ayudará a saber de qué efectivo dispone, sino que también le dará una idea clara de dónde está su negocio actualmente y hacia dónde se dirige.

Nómina

No todos los vendedores de Amazon tienen sus propios empleados. Si has contratado a personas para tu negocio, necesitas una contabilidad precisa y actualizada de los gastos de las nóminas.

Patrimonio del propietario

Para los comerciantes individuales, la equidad del propietario es sólo un registro de la cantidad de su propio dinero para poner en el negocio. En el caso de las empresas con más de un propietario, debe haber un registro de las aportaciones financieras de cada uno para que todo quede claro en cuanto a la propiedad de la empresa.

2. Consejos y trucos para la contabilidad de los vendedores de Amazon

Ahora que entendemos los términos básicos de la contabilidad de Amazon, veamos algunas de las mejores prácticas.

Divida las tareas grandes en otras más pequeñas

Es demasiado tentador dejar la contabilidad hasta el final del año, o trimestralmente, cuando hay que pagar los impuestos. Sin embargo, es importante que sigas haciendo un seguimiento de los ingresos y los gastos mensualmente, o incluso semanalmente.

Saber cuánto se gasta en suministros y materiales permite detectar mejor las discrepancias. También le da una buena idea de si debe considerar cobrar menos o más por sus productos.

Tomarse el tiempo de llevar la contabilidad con más frecuencia le ayuda a darse cuenta de cuánto tiempo y energía está dedicando a su negocio. Esto le mostrará si debe considerar la posibilidad de contratar alguna ayuda para ciertos aspectos del negocio.

Una de las razones por las que los vendedores no hacen un seguimiento de sus finanzas con más frecuencia es porque lleva tiempo revisar los libros. Una forma de hacer esta tarea más manejable es dividir las tareas grandes en varias más pequeñas durante la semana.

Reserve un tiempo una vez a la semana para hacer sus impuestos, y utilice otro día para gestionar los ingresos y los gastos, y otro para hacer algunas revisiones y presupuestos. Esto le permite cubrir todas las bases cada mes sin tener que dedicar mucho tiempo a la semana a las tareas habituales de su negocio.

Separar las finanzas empresariales de las personales

Los vendedores de Amazon deben ser conscientes de los peligros que conlleva mezclar sus finanzas. Es vital que mantengas tus finanzas personales y de negocio tan separadas como puedas.

Si utilizas una tarjeta de crédito personal para las compras del negocio, entonces podría estar bien. Sin embargo, asegúrese de que sólo utiliza esa tarjeta para las transacciones de la empresa y asegúrese de no mezclar nunca los gastos de la empresa con los personales.

Evitar mezclar sus finanzas es especialmente importante si su negocio es una empresa unipersonal. En el caso de una empresa unipersonal, todos los beneficios, pérdidas y responsabilidades de la empresa están ligados a usted y a sus finanzas. Esto podría causar algunos problemas reales si alguna vez es auditado por el IRS.

Durante una auditoría, la prueba de la carga está en usted para revelar los ingresos y gastos de su negocio. Es importante que tenga buenos registros para que pueda demostrar qué compras fueron por razones comerciales y personales.

Llevar dos cuentas separadas hace que la distinción entre ambas sea más clara y ahorra mucho tiempo y esfuerzo si surgen problemas. También reduce la responsabilidad legal y puede ayudarte a gestionar mejor tus impuestos y las facturas de la empresa.

Herramientas como Dropbox te permiten guardar copias de todas las facturas, recibos y facturas. Utiliza algo como Hubdoc para guardar todos los extractos y recibos.

Preste atención a los impuestos

Los impuestos son otro aspecto importante del que los vendedores se olvidan o prefieren aplazar lo máximo posible. Sin embargo, no entender los fundamentos de los impuestos puede causar un gran daño a su negocio.

Los vendedores de Amazon son responsables de recaudar los impuestos sobre las ventas en todos los estados en los que tengan un "nexo", es decir, una presencia comercial física. Usted tendrá un nexo en cualquier estado que almacene o envíe sus productos desde los Centros de Cumplimiento de Amazon (más de 20 estados).

Determine dónde tiene sus productos Amazon haciendo un informe de detalle de eventos de inventario desde Amazon Seller Central.

Después de determinar dónde tiene un nexo con el impuesto sobre las ventas, regístrese para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas y comience a cobrar a sus clientes en esos estados.

También debe considerar la "materialidad" de su impuesto sobre las ventas, o si vale la pena cobrarlo en función de la cantidad que está vendiendo. Hay ocasiones en las que el coste de recaudar y remitir el impuesto supera lo generado por el mismo cuando se tiene un volumen de ventas bajo.

Si tiene un nexo de unión y está vendiendo productos que están sujetos a impuestos, pero el impuesto es insignificante, entonces es posible que quiera evitar la recaudación. Sin embargo, siga llevando un control del volumen de ventas de forma regular para evitar tener que pagar más dinero cuando le lleguen los impuestos.

3. Cómo hacer la contabilidad para los vendedores de Amazon Ecommerce?

No importa lo grande o pequeño que sea su negocio, no hay necesidad de gestionar la contabilidad de Amazon por sí mismo. Una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio en lo que respecta a la contabilidad de Amazon es utilizar una solución automatizada para recopilar, analizar y gestionar mejor los datos.

Una gran solución para esto es utilizar una combinación de taxomate - que publica los ingresos y los costos de los bienes vendidos de Amazon a QuickBooks, Wave, o el software de contabilidad Xero. Este sistema de contabilidad recogerá casi todos los datos contables necesarios para hacer negocios por ti.

Tal vez no seas bueno en la gestión de los números por tu cuenta. O no te gusta la idea de tener tu propia contabilidad en Amazon. O tal vez simplemente no confías en que alguien lo haga por ti. El uso de soluciones automatizadas es una gran manera de mantener fácilmente registros precisos sin la necesidad de gastar mucho en servicios de contabilidad.

Las soluciones automatizadas también le ofrecen la ventaja de la precisión y la rapidez. taxomate compila fácilmente los informes en QuickBooks, Wave y Xero y le ayuda a llevar la cuenta de todo su dinero sin esfuerzo.

Reflexiones Finales

Aunque no sea fácil llevar un control de las finanzas como vendedor de Amazon, no cabe duda de que es importante. Puedes tomar algunas medidas para facilitar el trabajo aprovechando los consejos, trucos y herramientas de contabilidad.

No dejes para el final del año el comenzar con tu contabilidad. Divida las grandes tareas que tiene que hacer en otras más pequeñas y manejables. Haz pequeñas cosas cada mes y mantente al tanto de las últimas cifras de ventas.

Esto no sólo ayuda con los proyectos y otros datos, sino que también hace que sea mucho más fácil ocuparse de sus impuestos, ya que sabe si tiene que cobrar el impuesto sobre las ventas o no, así como la cantidad que tiene que cobrar.

Si se siente abrumado ante la idea de tener que llevar toda la contabilidad de Amazon, debería permitir que soluciones automatizadas, como taxomate, le permitan centrarse en su negocio.

Descargo de responsabilidad: La información anterior se facilita de buena fe y está destinada únicamente a la educación general. El artículo no debe interpretarse como asesoramiento fiscal o jurídico. Le recomendamos que se ponga en contacto con un profesional fiscal debidamente certificado o con un contador público para que le ayude con cualquier tema que se plantee en este artículo.